Dossards engagés : Conditions générales

Les présentes conditions générales, ainsi que le Formulaire de demande de Dossards Engagés applicable disponible sur ce lien, constituent l’accord entre l’Organisateur et l’Association.

L’Association est invitée à lire attentivement ces documents avant de soumettre sa demande de Dossards Engagés. En soumettant sa demande de Dossards Engagés, l’Association accepte de plein droit et sans réserve les présentes conditions générales.

1.1 Définitions

Dans les présentes Conditions générales, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée ci-dessous :

« Accord » : l’ensemble contractuel constitué des présentes Conditions générales et du Formulaire de demande accepté par l’Organisateur.

« Organisateur » : la société Cadence Running United société par actions simplifiée au capital social de 150.000 Euros, dont le siège social est situé 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, en cours d’immatriculation auprès du registre du commerce et des sociétés de Paris, organisatrice du ou des Événements.

« Alvarum » : la plateforme officielle éditée par la société ALVARUM SOLUTIONS, Société par Actions Simplifiée au capital de 30 000 euros, dont le siège social est situé 38 Rue des États-Généraux 78000 Versailles, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Versailles sous le numéro 893 939 827 et choisie par l’Organisateur pour la gestion du Programme, notamment pour la gestion des Associations, des Participants et de la collecte de dons.

« Association » : toute association ou tout organisme à but non lucratif ayant demandé à participer au Programme en envoyant un Formulaire de demande à l’Organisateur par le biais de Alvarum et dont la participation a été acceptée par l’Organisateur, dans les conditions définies à l’article 2 des présentes.

« Collecte de dons » : les dons collectés par un Participant au profit de l’Association dans le cadre de sa participation à un Événement au titre d’un Dossard Engagé.

« Date limite » : toute date communiquée par l’Organisateur ou Alvarum concernant notamment la demande de Dossards Engagés, leur attribution aux Participants, l’inscription des Participants ou la transmission d’informations.

« Dossard Engagé » : un dossard réservé par l’Organisateur aux Associations dans le cadre du Programme et permettant à un Participant de participer à l’Événement concerné dans les conditions prévues par l’Accord.

« Événement(s) » : selon le cas, l’ASICS Marathon de Paris ou le HOKA Semi de Paris.

« Formulaire de demande » : le formulaire par lequel l’Association demande à réserver un nombre déterminé de Dossards Engagés pour un ou plusieurs Événements.

« Frais » : les sommes dues par l’Association à l’Organisateur au titre des Dossards Engagés qui lui sont attribués dans le cadre du Programme.

« Participant » : toute personne physique à laquelle l’Association souhaite attribuer ou a attribué un Dossard Engagé.

« Partie » : l’Organisateur, Alvarum et l’Association.

« Plateforme » : Alvarum et/ou tout autre outil numérique désigné par l’Organisateur pour la gestion du Programme.

« Programme » ou « Programme Dossards Engagés » : le dispositif mis en place par l’Organisateur permettant à des Associations sélectionnées de réserver des dossards afin de les attribuer à des Participants souhaitant relever leur défi sportif au profit d’une Association et collecter des dons pour celle-ci.

1.2 Interprétation

Les titres des articles sont utilisés à des fins de lisibilité et n’affectent pas leur interprétation. Sauf indication contraire du contexte, le singulier comprend le pluriel et réciproquement. Toute référence à un écrit comprend les communications électroniques. Les termes « notamment », « y compris » ou « par exemple » ont une valeur illustrative et ne limitent pas la portée des dispositions qui les précèdent.

2.1 Le formulaire de demande est soumis électroniquement en cliquant sur le bouton « envoyer » se trouvant en page 5/5 de ce lien Zoho Forms.

2.2 La soumission du Formulaire de demande constitue un engagement ferme de l’Association portant sur le nombre et la catégorie de Dossards Engagés qui y sont indiqués.

2.3 Après examen de cette demande, l’Organisateur peut, librement et sans nécessité d’en justifier les motifs :

• l’accepter dans son intégralité ;
• proposer à l’Association une attribution différente, notamment un nombre de Dossards Engagés inférieur à celui demandé ;
• la refuser.

2.4 Lorsque la demande est acceptée dans son intégralité, l’Accord est formé à la date de notification de cette acceptation par l’Organisateur. Cette date constitue la date d’entrée en vigueur de l’Accord.

En cas de proposition d’une attribution différente, l’Accord est formé à la date de son acceptation écrite par l’Association. Cette date constitue la date d’entrée en vigueur de l’Accord, qui prendra fin à l’issue de l’édition de l’Evénement concernée.

2.5 Sous réserve des disponibilités, une Association peut demander des Dossards Engagés supplémentaires, dans les mêmes conditions que celles définies à l’article 2.1. Toute attribution supplémentaire est soumise à l’acceptation de l’Organisateur et aux présentes Conditions générales.

2.6 L’attribution de Dossards Engagés pour une édition d’un Événement ne confère aucun droit acquis à l’Association pour les éditions suivantes.

3.1 Pendant toute la durée de l’Accord, l’Association s’engage à :

• fournir à l’Organisateur et à Alvarum toutes les informations raisonnablement nécessaires au fonctionnement du Programme ;
• respecter les procédures, délais et modalités communiqués par l’Organisateur ou Alvarum concernant notamment l’attribution de Dossards Engagés et l’inscription des Participants ;
• disposer et maintenir un compte actif sur Alvarum pendant toute la période nécessaire au fonctionnement du Programme ;
• utiliser Alvarum comme plateforme de collecte de dons pour les Participants auxquels elle attribue des Dossards Engagés ;
• informer les Participants des modalités de fonctionnement du Programme et les accompagner dans la réalisation de leur collecte de dons ;
• attribuer ses Dossards Engagés à des personnes réellement engagées dans une démarche de collecte de dons au profit de l’Association ;
• respecter l’Accord ainsi que les conditions générales de participation applicables à l’Événement concerné ;
• respecter l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables à son activité et à la collecte de dons ;
• préserver l’image, la réputation et l’intégrité de l’Organisateur, des Événements, du Programme et d’Alvarum.

3.2 L’Association demeure seule responsable de la sélection des Participants auxquels elle attribue ses Dossards Engagés. Il lui appartient notamment de s’assurer de leur motivation à collecter des dons au profit de sa cause.

3.3 L’Organisateur recommande à l’Association de constituer une liste d’attente lui permettant de remplacer rapidement un Participant en cas de désistement, dans la limite des délais d’inscription fixés par l’Organisateur.

4.1 Les Dossards Engagés attribués à l’Association sont exclusivement destinés à être remis à des Participants ayant choisi cette Association et collectant des dons au profit de cette Association.

4.2 L’Association doit transmettre, par l’intermédiaire de la Plateforme ou de tout autre système désigné par l’Organisateur, les informations nécessaires à l’inscription de chaque Participant dans les délais communiqués.

4.3 L’Organisateur s’assure qu’il dispose d’une base légale appropriée pour collecter par l’intermédiaire d’Alvarum les données personnelles des Participants nécessaires à leur inscription et à leur participation au Programme. Il veille notamment, par l’intermédiaire d’Alvarum, à ce que les Participants soient informés de cette transmission et des finalités poursuivies et y aient expressément consentis. L’Organisateur est responsable des traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du Programme et Alvarum sous-traitant au sens du RGPD.

4.4 Chaque Participant devra compléter personnellement les informations et formalités nécessaires à son inscription définitive à l’Événement dans les délais qui lui seront communiqués.

4.5 L’Association peut remplacer un Participant jusqu’à la Date limite fixée par l’Organisateur. Passé cette Date limite, aucun remplacement ne pourra être garanti.

4.6 Un Dossard Engagé n’est définitivement attribué à un Participant qu’après validation de son inscription conformément aux procédures de l’Organisateur.

4.7 L’Organisateur se réserve le droit de refuser ou d’annuler l’inscription d’un Participant lorsque les conditions d’inscription à l’Événement ou l’Accord ne sont pas respectées.

4.8 L’Association accepte que l’Organisateur et/ou Alvarum puissent suivre les montants collectés dans le cadre du Programme afin notamment d’en mesurer les résultats.

4.9 Restrictions : les Dossards Engagés sont soumis aux restrictions suivantes :

• ils ne peuvent être attribués qu’à des Participants collectant des dons au profit de l’Association qui leur aura attribué les Dossards Engagés ;
• ils ne peuvent être revendus par l’Association ou par le Participant ;
• ils ne peuvent être cédés ou transférés à une autre association, entreprise ou organisme sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur ;
• ils ne peuvent être utilisés comme lots dans le cadre d’un concours, d’une loterie, d’une tombola, d’une opération promotionnelle ou de toute autre opération de ce type sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur ;
• l’Association ne peut associer les Dossards Engagés à une opération commerciale organisée avec un tiers sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur ;
• un Participant ne peut céder personnellement son Dossard Engagé à un tiers ; tout remplacement doit être réalisé par l’Association conformément à la procédure prévue par l’Organisateur ;
• l’Association peut communiquer sur la disponibilité de Dossards Engagés en utilisant le kit de communication fourni par l’Organisateur et recruter publiquement des Participants ;
• les Participants doivent respecter les conditions d’âge et toutes autres conditions de participation applicables à l’Événement concerné ;
• l’Organisateur conserve le droit de refuser l’accès à l’Événement à toute personne ne respectant pas les conditions de participation de l’Événement ;
• chaque Participant est responsable de s’assurer qu’il dispose des capacités physiques nécessaires pour participer à l’Événement ;
• un Dossard Engagé n’est valable que si toutes les formalités d’inscription à l’Événement ont été réalisées avant la Date limite ;
• la participation du Participant reste soumise aux conditions générales de participation propres à l’Événement et au règlement de celui-ci ;
• les Dossards Engagés ne peuvent être intégrés dans un forfait de voyage, d’hébergement ou d’hospitalité commercialisé par un tiers sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur ;
• dans ses communications relatives au Programme, l’Association s’engage à utiliser la dénomination officielle de l’Événement concerné communiquée par l’Organisateur.

5.1 Alvarum est la plateforme officielle de gestion et de collecte de dons du Programme Dossards Engagés.

5.2 L’Association s’engage à créer et maintenir les éléments nécessaires à sa participation au Programme sur Alvarum.

5.3 Les Participants auxquels sont attribués des Dossards Engagés devront créer leur page personnelle de collecte sur Alvarum et utiliser cette page pour collecter des dons au profit de l’Association.

5.4 L’Association est responsable de l’animation de ses Participants et de leur accompagnement dans leur démarche de collecte.

5.5 L’Organisateur et Alvarum pourront communiquer aux Associations des recommandations, outils, modèles de communication et bonnes pratiques destinés à favoriser la mobilisation des Participants et la collecte de dons.

5.6 L’Organisateur et Alvarum pourront exploiter sous forme agrégée les données relatives au Programme, notamment le nombre de Participants, le nombre de pages de collecte, les montants collectés, le nombre de dons et les performances moyennes de collecte, afin de mesurer et de présenter les résultats du Programme.

5.7 Les modalités de reversement des dons et les éventuels frais applicables aux services de collecte de dons sont régis par les conditions applicables aux services Alvarum.

6.1 L’Association s’engage à régler à l’Organisateur le prix des Dossards Engagés qui lui ont été définitivement attribués.

6.2 Les montants applicables sont ceux indiqués dans le Formulaire de demande ou tout autre document tarifaire communiqué à l’Association avant son acceptation définitive de l’attribution.

6.3 Sauf indication contraire figurant sur la facture ou dans le Formulaire de demande, les factures sont payables dans un délai de trente (30) jours suivant leur date d’émission.

6.4 L’acceptation par l’Association de son attribution de Dossards Engagés constitue un engagement ferme. Sauf disposition contraire des présentes Conditions générales, les Dossards Engagés attribués ne peuvent être annulés et leur nombre ne peut être réduit à l’initiative de l’Association après acceptation de l’attribution.

6.5 Le fait pour l’Association de ne pas attribuer ou utiliser tout ou partie des Dossards Engagés qui lui ont été réservés ne la dispense pas de leur paiement.

6.6 Aucune compensation ou déduction ne peut être opérée par l’Association sur les sommes dues à l’Organisateur sans l’accord préalable de celui-ci.

6.7 En cas de retard de paiement, les pénalités de retard prévues par les dispositions légales applicables pourront être appliquées, ainsi que l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement applicable aux transactions entre professionnels.

6.8 L’Organisateur peut suspendre l’utilisation des Dossards Engagés tant que des sommes exigibles dues par l’Association restent impayées.

7.1 Chaque Partie demeure propriétaire de ses marques, noms, logos, contenus et autres droits de propriété intellectuelle.

7.2 L’Association ne peut utiliser les marques, logos ou autres éléments de propriété intellectuelle de l’Organisateur ou des Événements que dans le respect des règles (en particulier du kit de communication) et supports de communication mis à sa disposition par l’Organisateur et/ou Alvarum.

7.3 L’Organisateur peut fournir à l’Association des éléments graphiques ou éditoriaux spécifiquement destinés à promouvoir sa participation au Programme. Le droit d’utilisation accordé sur ces éléments est personnel, non exclusif et limité à la promotion de la participation de l’Association au Programme et à l’Événement concerné.

7.4 L’Association demeure propriétaire de ses propres marques et logos. Elle autorise l’Organisateur et Alvarum, à titre gratuit et pendant la durée nécessaire au Programme et à la communication relative à celui-ci, à reproduire et utiliser son nom, son logo, ses marques et autres signes distinctifs ainsi que les éléments qu’elle leur transmet aux seules fins :

• de présenter l’Association sur la Plateforme ;
• de promouvoir le Programme ;
• de présenter les résultats du Programme ;
• d’assurer la communication relative à l’Événement sur tous supports.

7.5 L’Association garantit qu’elle dispose des droits nécessaires sur les éléments qu’elle transmet à l’Organisateur ou Alvarum et les garantit en cas d’action ou réclamation de tiers à ce titre.

7.6 La participation au Programme ne confère pas à l’Association le statut de sponsor, partenaire officiel ou fournisseur officiel de l’Événement, sauf accord écrit distinct conclu avec l’Organisateur.

7.7 L’Association peut toutefois communiquer sur sa participation au Programme, la disponibilité de Dossards Engagés permettant de collecter des dons à son profit et la participation de ses collecteurs à l’Événement.

8.1 L’Association est responsable des informations, contenus, marques et éléments qu’elle transmet à l’Organisateur ou à Alvarum.

8.2 Elle garantit notamment que leur utilisation conformément au présent Accord ne porte pas atteinte aux droits de tiers.

8.3 L’Association demeure responsable de ses propres actions de communication, de recrutement et d’animation de ses Participants.

8.4 L’Association s’engage à garantir l’Organisateur contre les conséquences d’une réclamation d’un tiers résultant directement d’un manquement de l’Association à ses obligations prévues par le présent Accord, notamment en matière de propriété intellectuelle.

9.1 Chaque Partie s’engage à préserver la confidentialité des informations identifiées comme confidentielles qui lui sont communiquées par l’autre Partie dans le cadre du Programme.

9.2 Cette obligation ne s’applique pas aux informations déjà publiques au moment de leur communication, devenues publiques sans violation du présent Accord, dont la divulgation est imposée par une disposition légale ou une autorité compétente, ou communiquées à des salariés, conseils ou prestataires ayant besoin d’en connaître pour l’exécution du présent Accord et soumis à une obligation de confidentialité.

9.3 Chaque Partie ne peut utiliser les informations confidentielles de l’autre Partie que pour l’exécution du présent Accord.

10.1 Constitue notamment un événement de force majeure toute circonstance échappant raisonnablement au contrôle de l’Organisateur, conformément à l’article 1218 du Code civil et à la jurisprudence française applicable.

Sont compris comme événement de force majeure : les événements climatiques exceptionnels, une catastrophe naturelle, un incendie, une épidémie ou pandémie, un acte de terrorisme, une guerre, une émeute ou un trouble grave à l’ordre public, une décision d’une autorité administrative, l’interdiction, la restriction ou le retrait d’une autorisation nécessaire à l’organisation de l’Événement, ou un événement affectant gravement la sécurité des Participants ou du public.

10.2 Lorsque cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, pour se conformer à une décision d’une autorité compétente ou en raison d’un événement de force majeure, l’Organisateur peut notamment reporter l’Événement, modifier sa date, ses horaires, son parcours, son lieu, ses modalités ou son format, limiter le nombre de Participants ou annuler l’Événement.

10.3 Report – En cas de report de l’Événement, les Dossards Engagés sont automatiquement transférés sur la nouvelle date de l’Événement concerné. Dans ce cas, aucun remboursement n’est dû à l’Association au titre du seul report de l’Événement.

10.4 Modification – Une modification raisonnable du parcours, du lieu, des horaires, des modalités ou du format de l’Événement ne constitue pas une inexécution du présent Accord par l’Organisateur. Les Dossards Engagés restent valables pour l’Événement ainsi modifié.

10.5 Annulation – En cas d’annulation définitive de l’Événement, l’Organisateur détermine, en fonction des circonstances, si les Dossards Engagés concernés sont transférés vers une autre édition de l’Événement ou donnent lieu à un remboursement total ou partiel des sommes correspondantes. Les modalités applicables sont communiquées à l’Association dans les meilleurs délais.

10.6 L’Organisateur ne pourra être tenu responsable des préjudices subis par l’Association ou les Participants du fait du report, de la modification ou de l’annulation d’un Événement résultant d’un événement de force majeure ou d’une décision d’une autorité compétente.

11.1 Chaque Partie peut résilier le présent Accord en cas de manquement grave de l’autre Partie à ses obligations contractuelles lorsque ce manquement ne peut être réparé ou n’a pas été réparé dans un délai de quatorze (14) jours suivant une mise en demeure écrite.

11.2 L’Organisateur peut résilier immédiatement l’Accord en cas :

• de fraude de l’Association ;
• d’utilisation frauduleuse ou commerciale non autorisée des Dossards Engagés ;
• de comportement susceptible de porter gravement atteinte à l’image ou à la réputation de l’Organisateur, des Événements ou du Programme ;
• de perte par l’Association de la qualité ou du statut lui permettant de participer au Programme ;
• de non-paiement persistant des sommes dues à l’Organisateur.

11.3 En cas de résiliation imputable à l’Association, les Dossards Engagés non encore utilisés peuvent être annulés, les sommes déjà dues à l’Organisateur restent exigibles et l’Association ne peut prétendre au remboursement des sommes déjà versées, sauf disposition légale impérative contraire.

11.4 La résiliation est sans effet sur les droits et obligations nés avant sa date de prise d’effet.

12.1 L’Organisateur est responsable de l’exécution des obligations mises expressément à sa charge par le présent Accord.

12.2 Sous réserve des dispositions légales impératives, l’Organisateur ne pourra être tenu responsable des pertes indirectes, des pertes de chiffre d’affaires, de bénéfices ou de marge, des pertes d’opportunités commerciales, des dépenses engagées par l’Association auprès de tiers ou des montants de collecte que l’Association ou un Participant espérait atteindre.

12.3 L’Organisateur ne garantit aucun montant minimum de collecte de dons résultant de l’attribution des Dossards Engagés.

12.4 L’Association demeure seule responsable de sa stratégie de recrutement, de mobilisation et d’accompagnement de ses Participants.

12.5 Sauf faute lourde, dol ou responsabilité ne pouvant légalement être limitée, la responsabilité globale de l’Organisateur au titre du présent Accord est limitée au montant hors taxes effectivement payé par l’Association à l’Organisateur au titre des Dossards Engagés concernés par le fait générateur de responsabilité.

12.6 Aucune disposition du présent Accord ne saurait limiter une responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en application de la loi.

13.1 Chaque Partie s’engage à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi Informatique et Libertés.

13.2 L’Association s’assure que la collecte et la transmission à l’Organisateur et à Alvarum des données personnelles des Participants sont effectuées conformément à la réglementation applicable.

13.3 Les Participants seront informés des traitements de leurs données personnelles effectués par l’Organisateur et Alvarum au moyen des politiques de confidentialité et informations mises à leur disposition lors de leur inscription sur la Plateforme.

13.4 L’Organisateur, Alvarum et l’Association agissent chacun conformément au rôle qui leur incombe au regard de la réglementation applicable en matière de données personnelles.

14.1 Cession – L’Association ne peut céder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations résultant du présent Accord sans l’accord écrit préalable de l’Organisateur.

14.2 Tolérance – Le fait pour l’une des Parties de ne pas se prévaloir à un moment donné d’une disposition du présent Accord ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

14.3 Modification – Toute modification substantielle du présent Accord doit être constatée par écrit.

14.4 Indépendance des Parties – Le présent Accord ne crée entre l’Organisateur et l’Association aucune société commune, mandat, agence, franchise, partenariat ou joint-venture. Chaque Partie demeure juridiquement et financièrement indépendante.

14.5 Intégralité – Le présent Accord constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties concernant la réservation et l’utilisation des Dossards Engagés et remplace tout engagement antérieur ayant le même objet.

14.6 Nullité partielle – Si l’une des dispositions du présent Accord est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, cette nullité n’affectera pas la validité des autres dispositions. Les Parties s’efforceront de remplacer la disposition concernée par une disposition valide produisant un effet économique aussi proche que possible de celui initialement recherché.

14.7 Droit applicable – Le présent Accord est soumis au droit français.

14.8 Règlement des différends – Juridiction compétente – Les Parties s’efforceront de résoudre à l’amiable tout différend relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du présent Accord. À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant les juridictions compétentes conformément aux règles de droit applicables.